Con l’Estate ormai alle porte e le temperature che si innalzano vertiginosamente, è tempo di organizzare le ferie dal lavoro per poter staccare dagli impegni quotidiani e ricaricare le batterie lontani dall’ufficio. La pianificazione delle ferie rappresenta, però, un momento molto delicato sia per l’azienda che per i lavoratori, nel quale trovare il giusto equilibrio tra il riposo dovuto per il proprio capitale umano e la necessità di dover mantenere intatta l’operatività.
Piano Ferie: consigli e linee guida
Per riuscire a coniugare il periodo delle ferie con l’andamento aziendale risulta opportuno seguire alcune linee guida così da potersi organizzare in modo efficiente e non andare incontro a brutte sorprese dell’ultima ora che possono mettere a repentaglio la produttività della propria impresa. In questo senso, è fondamentale quindi gestire questo aspetto con largo anticipo in modo da poter coordinare le diverse necessità dei lavoratori, trovare accordi di mediazione e, soprattutto, cercare di non scontentare nessuno.
La gestione di un Piano Ferie adeguato dovrebbe partire con l’indicazione e la comunicazione del periodo dedicato così che tutti possano pianificare con calma e serenità questo momento. In linea generale, viene definito a inizio anno per tutti i 12 mesi successivi ma, onde evitare problemi legati alle esigenze dei dipendenti o dell’azienda, spesso ci si basa su un segmento semestrale, suddividendo le ferie in invernali ed estive.
Aziende di grandi dimensioni
Se per le piccole realtà potrebbe essere sufficiente l’accordo verbale classico, per le aziende di grandi dimensioni, caratterizzate da molti lavoratori, è consigliabile predisporre il piano ferie in forma scritta attraverso l’uso di documenti digitali, solitamente rifacendosi al foglio Excel, così che possa essere consultabile in modo rapido e analitico sotto tutti i punti di vista e modificabile istantaneamente se necessario.
Una volta che tale documento è nella disponibilità di tutti i soggetti coinvolti, ogni lavoratore potrà evidenziare il periodo di ferie da lui preferito che verrà successivamente visionato dal reparto delle risorse umane che, sulla base delle informazioni complessive, accetterà quando proposto o chiederà delle modifiche, tenendo conto delle esigenze aziendali in termini di operatività, potendo gestire al meglio i turni e l’assegnazione delle mansioni a coloro che sono presenti in un dato momento.
In questo senso, come dicevamo, è fondamentale trovare un compromesso tra le parti, evitando di generare insoddisfazione al dipendente, per non rischiare di pregiudicare la sua produttività e il rapporto di fiducia con il proprio datore di lavoro.
Perché scegliere un software
Oltre all’utilizzo del foglio di calcolo, sempre più aziende stanno implementando un software dedicato alle risorse umane che, tra le sue innumerevoli funzioni, ha anche quella di poter predisporre un piano ferie completo e di facile realizzazione.
Attraverso questo sistema, infatti, oltre a velocizzare e semplificare il processo di pianificazione del periodo di riposo, sia le risorse umane che i dipendenti stessi potranno trasparentemente consultare il documento specifico in ogni momento, così che da una parte l’azienda possa avere una visione globale delle presenze e delle assenze in un dato periodo e gestire al meglio l’operatività, e dall’altra il lavoratore gestire adeguatamente le sue ferie anche mediante l’uso di una specifica app sui vari dispositivi (mobile o tablet).
A questo si aggiunge una maggiore sicurezza per quel che riguarda l’archiviazione dei documenti relativi alle ferie e un minor rischio di errore umano, che può scaturire quando meno te lo aspetti. Utilizzare il foglio excel, infatti, se è vero che permette anche ai meno esperti di tecnologia di poter usufruire di questo strumento senza troppo sforzo, necessita, però, di una continua manutenzione manuale alla quale si aggiunge anche l’esigenza di predisporre un sistema per avvertire il management circa le eventuali modifiche. Aspetti determinanti che con un software dedicato vengono eseguiti in forma automatica, chiara e puntuale.