L’obbligo di emettere fatture elettroniche è diventato una realtà imprescindibile per tutti i titolari di partita IVA, con una novità significativa che coinvolge anche i forfettari a partire dal 1° gennaio 2024.
Questo significa che la gestione della propria attività imprenditoriale o da libero professionista richiede ora non solo una conoscenza approfondita delle procedure tradizionali, ma anche una padronanza di questo strumento.
Per riuscire a elaborarle correttamente, emergono due principali soluzioni: l’opzione fornita direttamente dall’Agenzia delle Entrate e l’utilizzo di un programma di fatturazione elettronica.
Di seguito daremo una spiegazione quanto più esaustiva di entrambi, per comprenderne il funzionamento e permettere una scelta consapevole in base ai vantaggi e le possibilità di ciascuno.
Cos’è una fattura elettronica
La fattura è un documento fiscale cruciale, attestante la cessione di beni o la prestazione di servizi da parte di un venditore titolare di Partita IVA, che è tenuto a rilasciarla obbligatoriamente.
Questa deve contenere una serie di informazioni dettagliate sul titolare, sul ricevente e sul servizio fornito, ed è diventata ancor più rilevante con l’introduzione della fatturazione elettronica.
Si tratta di un passo fondamentale nell’evoluzione della documentazione fiscale, differenziandosi dalla tradizionale fattura cartacea per due aspetti chiave.
Prima di tutto, deve essere redatta attraverso dispositivi elettronici come computer, tablet o smartphone. Inoltre, la trasmissione avviene esclusivamente per via del Sistema di Interscambio (SdI), un meccanismo che funge da intermediario sicuro.
Questo verifica attentamente la presenza dei dati fiscali obbligatori e l’indirizzo telematico del destinatario. Una volta superati questi controlli, invia la fattura in modo sicuro al cliente, fornendo una ricevuta di recapito con data e ora di consegna.
La transizione alla fattura elettronica, rispetto alla cartacea, è quindi dovuta a una maggiore esigenza di tracciabilità ed efficienza nelle transazioni commerciali.
Esistono due strumenti fondamentali per la compilazione e il rilascio: il tool offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate e la possibilità di sfruttare un software di fatturazione elettronica, per semplificare molto alcune procedure.
Predisposizione e invio fatture elettroniche sul sito delle Agenzie delle Entrate
Il tool del sito dell’Agenzie delle Entrate è gratuito e vi si può accedere semplicemente tramite SPID.
La sua possibilità d’uso libera per tutti è compensata dalla necessità di prestare attenzione ad alcuni passaggi chiave, che ne rendono difficile l’uso per chi deve rilasciare molte fatture al mese.
In particolare, si hanno a disposizione tre tipi di soluzioni diverse: una procedura web, un software scaricabile su PC e un’App per tablet e smartphone denominata Fatturae.
Questi strumenti sono particolarmente utili per gli operatori che emettono un numero limitato di fatture. La procedura web, ad esempio, richiede l’accesso al portale “Fatture e Corrispettivi” con credenziali SPID, Fisconline/Entratel o CNS.
Verrà richiesto per ciascuna fattura di inserire dati fondamentali, in particolare la data di emissione, il numero progressivo per identificare il documento, i beni forniti, i tuoi dati e quelli del cliente e infine l’iva.
Verrà inoltre richiesto l’inserimento di un codice per identificare il cliente, che varia in base alla tipologia di vendita: se B2C, B2B o destinato alla pubblica amministrazione. Dopo averli compilati, la procedura consente di inserire i dettagli della transazione e di salvare il file in formato XML.
Successivamente, le fatture devono essere trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) per essere considerate emesse, seguendo diverse modalità come l’upload nel portale “Fatture e Corrispettivi” o l’utilizzo di PEC.
Si tratta nel complesso, quindi, di un processo lungo, a cui bisogna prestare attenzione a molti dati diversi e per questo è consigliato solo per chi ha una mole ridotta di fatture al mese da gestire.
I vantaggi di un software per la fatturazione elettronica
Un software per la fatturazione elettronica emerge come un elemento di grande aiuto per l’efficace amministrazione delle attività aziendali, offrendo vantaggi sostanziali rispetto ai tradizionali approcci basati su carta e penna o software generici di videoscrittura.
La sua utilità si rivela ancor più evidente quando si gestiscono volumi significativi di transazioni, minimizzando il rischio di errori.
Il cuore di questa trasformazione è l’automazione: il software esegue automaticamente calcoli precisi e permette di compilare la fattura in pochi clic, estraendo i dati dalla rubrica clienti e dal catalogo prodotti/fornitori.
Inoltre, aiuta a gestire le scadenze di pagamento e offre funzionalità avanzate che semplificano notevolmente i compiti amministrativi. La scelta del giusto software è quindi fondamentale, poiché ogni programma presenta caratteristiche specifiche, dall’usabilità alla completezza delle funzioni.
Scegliere il migliore per le proprie esigenze è importante, perché la gestione dell’intero processo di fatturazione avviene in modo intuitivo, eseguendo calcoli e verifiche automatiche, fornendo accesso alle schede dei clienti e facilitando i pagamenti.
Realizzazione e invio delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione elettronica
Utilizzare questi strumenti per la fattura e la gestione dell’intero processo è molto semplice: per prima cosa, sarà necessario solo attivare la fatturazione elettronica nelle impostazioni.
Si potrà poi procedere a creare un nuovo documento, compilare i dati in base al tipo di fattura, e infine procedere con la verifica formale prima di inviarlo completo di firma digitale e in formato XML.
Utilizzare il software è di grande aiuto perché per le volte successive saranno necessari pochi passaggi, in quanto le informazioni più importanti saranno già registrate. Inoltre alcuni processi possono essere automatizzati.
Tutto questo permette in definitiva, quindi, una maggiore sopravvivenza aziendale, la riduzione del tempo dedicato alle attività amministrative, il controllo finanziario costante, e un’analisi dettagliata dei dati per supportare decisioni strategiche.