Con il mondo del lavoro ad essere cambiato in maniera particolarmente radicale negli ultimi anni, dietro la spinta del processo di digitalizzazione che ha interessato la società moderna nella sua interezza, ogni settore ha riscontrato esigenze di vario genere relative proprio all’introduzione della tecnologia nel loro quotidiano. Si tratta della conseguenza diretta dell’iper-connessione a cui tutti noi siamo esposti che ha reso necessaria la celerità nello svolgimento di svariate pratiche, che interessano anche la consegna dei prodotti (specie con l’avvento degli e-commerce) e le interazioni coi servizi di assistenza delle company presso le quali acquistiamo.
I bisogni delle aziende, oggi, riguardano nella stragrande maggioranza dei casi la necessità di soddisfare le esigenze di una pletora di clienti con richieste sempre maggiori. Questo le spinge ad investire in innovazione e, soprattutto, a trovare una soluzione per non mandare in sovraccarico la macchina. Ecco come nascono figure professionali nuove come quella del Virtual Assistant, fondamentale per l’esecuzione di pratiche di vario genere che la company delega ad un operatore esterno in modo tale da alleggerire il carico che grava sull’organico interno.
Delegare determinati compiti, a prescindere dalle proporzioni della compagnia è fondamentale per poter risparmiare tempo e poterlo investire, insieme alle energie dell’intero team in attività di vario genere, importanti per il successo, la competitività e la reputazione dell’impresa. In questo senso l’assistente virtuale esercita un ruolo fondamentale, lavorando da remoto a supporto di company e liberi professionisti, gestendo i rapporti con i clienti per via telematica in totale autonomia e nei suoi spazi personali, permettendo all’azienda di risparmiare sotto diversi aspetti, pur mantenendo la componente umana, fondamentale, ad esempio, per dare assistenza alla pletora di customer.
Assistente virtuale, a chi offre i suoi servizi e di cosa si occupa?
Come già precedentemente accennato, l’assistenza virtuale viene erogati da remoto da un lavoratore in carne ed ossa, venendo messi a disposizione di freelance e aziende. Gli assistenti virtuali alleggeriscono il carico di lavoro che grava sui loro clienti, svolgendo diverse attività ed erogando servizi di vario genere concordati in precedenza.
Di solito, l’assistente virtuale si mette a disposizione di imprenditori, artigiani e lavoratori autonomi, rivolgendosi alle figure professionali che richiedono la delegazione di alcune attività che determinati settori d’impresa richiedono. Nella stragrande maggioranza dei casi, a richiedere i servizi di assistente virtuale sono le PMJ ed i freelance, che delegando determinate mansioni, sono in grado di ottimizzare i tempi e di concentrarsi prettamente sul loro core business, pur pagando solo le ore di lavoro effettivo.
I Virtual Assistant svolgono diversi lavori per i propri clienti. I servizi relativi a questa figura, infatti, possono essere disparati, anche in funzione degli accordi presi con l’impresa o il professionista per cui lavorano. In linea generale, il Virtual Assistant si concentra su servizi di consulenza, web marketing, amministrazione e contabilità, lavorando spesso a chilometri di distanza dai customer e, talvolta, anche all’estero.
I principali servizi offerti da un Virtual Assistant nel dettaglio
Abbiamo già visto nei paragrafi precedenti come, l’assistente virtuale, possa erogare servizi di vario genere ai propri clienti. Entrando nel merito della questione troviamo mansioni come quelle di segreteria, che si rifanno alla gestione degli appuntamenti, l’’organizzazione dell’agenda e la gestione di prenotazioni, e-mail o documenti, oltre alla creazione di presentazioni per i meeting, ad esempio.
Nel settore amministrazione, invece, un VA si occupa della gestione dei pagamenti e delle scadenze, oltre che dei solleciti e del recupero crediti, può redigere note spese e preparare preventivi e contratti. In funzione delle competenze specialistiche, poi, il VA può prestare servizio nella gestione delle risorse umane e della contabilità.
Pasquale De Laurentis