La documentazione informatica non si avvale dello stesso valore di quella cartacea. Se a livello pratico e amministrativo questo aspetto non riveste una determinante importanza, lo stesso non si può dire per il settore legale.
Eppure la carta ha un costo, e nell’ultimo periodo, anche piuttosto elevato. Pertanto, onde evitare gli sprechi e l’utilizzo di risorse energetiche impattanti sull’ambiente, da diversi anni il Governo ha deciso di improntare una validità legale anche alla documentazione digitale.
In tal modo, sono stati implementati dei software per la conservazione documentale specifici, dove inglobare tutte le carte e le certificazioni che richiedono un rapido accesso in caso di necessità.
L’avanzamento della tecnologia è destinato a portare dei cambiamenti epocali. Non a caso, l’archiviazione elettronica è già sulla strada per diventare una pietra miliare della moderna gestione documentale, poiché offre alle aziende e ai privati un percorso accessibile e affidabile destinato a surclassare le complessità amministrative, pur rispettando i limiti dei requisiti legali italiani.
La conservazione elettronica, rivolta a un mondo sempre più votato al digitale
All’interno dei software di conservazione elettronica, ciascuna azienda, organizzazione o associazione, può inserire, creare e conservare la documentazione legale, amministrativa e commerciale.
La procedura è interessante anche per i liberi professionisti, nondimeno per i privati, che desiderano gestire attraverso una strumentazione sicura e riconosciuta da un punto di vista legale, i propri documenti.
In questo modo, ciascun fruitore del servizio ha la facoltà di snellire le attività gestionali e di amministrazione correlate, ridurre l’uso della carta e implementare un piano di ammodernamento e di efficienza funzionale complessiva.
Pertanto, questa soluzione garantisce lo stesso peso legale e colma il divario intercorso fino ai tempi più recenti tra le forme documentali cartacee e quelle elettroniche.
L’evoluzione digitale snellisce anche i sistemi amministrativi statali
La creazione, l’invio e la conservazione dei documenti ufficiali elettronici apre il varco per una rivoluzione digitale. Difatti, se le comunicazioni e le certificazioni cartacee vengono sostituite da quelle digitali, scende altresì la necessità di avere un numero consistente di sportelli di pubblica amministrazione.
Tuttavia, la transizione può essere generata solo in un lasso di tempo lungo e controllato, ma volto a cambiare completamente il modo in cui l’utenza si interfaccia con il sistema statale.
I vantaggi sono notevoli, poiché si abbassano i tempi di procedura, andando di fatto ad aumentare la comodità e l’accessibilità degli utenti. Oltremodo, l’archiviazione legale elettronica preserva dalle possibili contestazioni sul valore di autenticità e di integrità della documentazione.
Nondimeno, se si sfruttano le moderne soluzioni tecnologiche in fatto di crittografia, le società vantano una piena sicurezza contro gli accessi non autorizzati, le manomissioni o la distruzione dei documenti.
Pertanto, la conservazione elettronica disciplinata dalla legge italiana suggerisce una gestione digitale della documentazione ufficiale, per mezzo di software finalizzati alla creazione, l’invio e la conservazione degli atti digitali.
L’approccio promuove una maggiore sicurezza in tema di privacy e una riduzione dei costi gestionali, supportati da un sistema velocizzato di interazione gestionale. Si tratta di una vera e propria rivoluzione che andrà a cambiare il modo in cui aziende e privati si rapportano con la pubblica amministrazione