La gestione dei dipendenti è qualcosa che nessun’azienda, grande o piccola che sia, può permettersi di prendere con leggerezza.
Grazie agli sviluppi della digitalizzazione, oggi le imprese hanno a disposizione strumenti innovativi ed efficaci per relazionarsi in maniera più proficua con i collaboratori. Ad esempio, l’App gestione dipendenti, una tipologia di applicazione sempre più utilizzata (oltre che consigliata) da chi si occupa di risorse umane e amministrazione, anche presso le realtà come le PMI.
Certo, le applicazioni non sono più una novità all’interno delle tecnologie online. La prima è stata ideata da Apple nel 2008 e da allora sono trascorsi ormai più di 10 anni. Si tratta nello specifico di App Store, seguita dopo breve tempo da Play Store, un progetto Samsung.
Nonostante sia stata compresa fin da subito la validità di una simile idea, le app per lungo tempo sono state adoperate unicamente per il contesto ludico o relazionale, inerente la sola vita privata.
Da alcuni anni, tuttavia, alcune aziende del ramo informatico particolarmente all’avanguardia hanno iniziato a intuirne il potenziale anche per l’ambito lavorativo. E a svilupparle con risultati sorprendenti.
È così che sono nate le app per la gestione dei dipendenti, applicazioni per smartphone e tablet, spesso associate a software per PC, che permettono di rendere molto più semplici diverse operazioni come la timbratura, la gestione delle presenze, la condivisione di documenti come la busta paga.
Com’è cambiato il mondo del lavoro
Fino a pochi anni fa era indispensabile recarsi in azienda e non di rado percorrere distanze importanti. Un discorso valido soprattutto in quei casi in cui la sede della ditta era in una grande città come Milano, Roma, Napoli o Torino.
Questo fino all’avvento dello smart working, il quale interessa al momento una percentuale tutt’altro che irrilevante di lavoratori in Italia, i quali svolgono la propria mansione unicamente attraverso l’ausilio di un computer: qualcosa di impensabile per un così ampio numero di persone dieci anni fa.
Sapete quanti sono gli smart workers in Europa? Circa il 20%, una percentuale che non smette di crescere e che mostra come questa tipologia lavorativa sia diventata una prassi.
Vanno poi aggiunte quelle persone che lavorano da remoto saltuariamente: sono diverse, infatti, le imprese che decidono di inserire una formula di lavoro mista.
La gestione degli smart workers è qualcosa di per sé non semplice, dal momento che manca un contatto vis à vis all’interno della medesima unità produttiva.
Le app per la gestione dei dipendenti permettono di superare un simile scoglio relazionale e rendono più semplice la condivisione di documenti e dati, il tutto nel massimo rispetto della privacy.
Sono quindi uno strumento pensato nell’ottica dei cambiamenti del tempo presente, utile ed efficace sotto molteplici punti di vista.
Cosa permette di fare un’app per la gestione dipendenti
L’app per dipendenti è un software che presenta diverse funzioni utili a chi si occupa della gestione delle risorse umane ma anche a quanti operano all’interno del reparto amministrativo, nonché naturalmente per il titolare dell’azienda.
Permette, infatti, sia ai dipendenti, sia a quanti ricoprono tali mansioni, di accedere a tutte le informazioni necessarie, diventando una sorta di luogo di incontro virtuale in cui i dati e documenti inerenti al singolo lavoratore vengono aggiornati automaticamente.
In questo modo sia l’azienda che il dipendente hanno modo di avere sempre sotto controllo la situazione in essere rispetto a diversi aspetti, nello specifico:
- Gestione delle presenze.
- Ferie e permessi maturati.
- Ferie e permessi goduti.
- Possibilità di chiedere in pochi passaggi il rimborso in caso di trasferta: il dipendente può registrare la nota spese in tempo reale ovunque si trovi.
- Possibilità di richiedere le ferie effettuando pochi e semplici passaggi: il lavoratore non deve far altro che attendere l’approvazione da parte del datore di lavoro.
- Accesso a tutti i documenti, incluse le buste paga.
Il funzionamento di un’app per dipendenti di ultima generazione non è differente da quello di qualsiasi altra applicazione e risulta tanto semplice quanto intuitivo. L’utilizzo è predisposto tramite mobile (smartphone e tablet). Inoltre, il più delle volte, l’applicazione è collegata a un software per PC in cloud, a cui accedere tramite il browser.
L’accesso viene quindi garantito da qualsiasi device digitale: basta averne uno con sé per effettuare qualunque operazione tra quelle sopra descritte indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.
Quali sono i vantaggi
Un’app per la gestione per dipendenti offre sia alle aziende che ai lavoratori molteplici vantaggi. Vediamo insieme quali sono quelli principali:
- I dati risultano sempre a portata di mano e vengono aggiornati in maniera automatica.
- Comunicazione più immediata e fluida tra dipendente e datore di lavoro.
- Anche chi si occupa della contabilità e della gestione risorse umane vede il suo lavoro semplificato.
- I dati risultano precisi e attendibili: a portata di mano anche in caso di controllo.
- Migliore gestione delle presenze e assenze, un aspetto che torna utile in quei periodi in cui l’azienda prevede delle chiusure come quella della pausa estiva, comune a molte realtà economiche.
Per concludere l’app per dipendenti si rivela uno strumento utile e al passo con i tempi per quanto riguarda la gestione del personale, capace di fare la differenza dal punto di vista della produttività come delle relazioni interne.